Executive Assistant (m/f/d)

Als Executive Assistant bei Sunst unterstützt du die Studioleitung dabei, Klarheit, Struktur und Dynamik in einem schnelllebigen kreativen Umfeld sicherzustellen. In enger Zusammenarbeit mit den Gründern hilfst du dabei, Prioritäten zu organisieren, interneThemen zu koordinieren und sicherzustellen, dass wichtige Gespräche in klare nächste Schritte und konkrete Maßnahmen übersetztwerden.

Die Position bewegt sich an der Schnittstelle zwischen Leadership Support, Studio Operations und Projektkoordination. Du

strukturierst Informationen, verbindest Teams miteinander und sorgst dafür, dass Themen innerhalb des Studios kontinuierlich vorangebracht werden.

Diese Rolle geht über klassische Assistenzaufgaben hinaus. Gesucht wird eine Person, die versteht, wie kreative Studios und projektbasierte Arbeitsweisen funktionieren – und die in der Lage ist, auch in dynamischen Abläufen Struktur und Übersicht zu schaffen. Du arbeitest zuverlässig, proaktiv und sehr organisiert und erkennst, welche Themen Aufmerksamkeit benötigen, bevor sie dringend werden.

Unterstützung der Studioleitung

• Unterstützung der Gründer bei der Strukturierung von Prioritäten, der Vorbereitung von Meetings und der Organisation von Follow-ups

• Vorbereitung von Dokumenten, Notizen und Materialien für interne und externe Termine

• Unterstützung dabei, Entscheidungen der Studioleitung in klare nächste Schritte und koordinierte Maßnahmen zu übersetzen

Studio-Koordination

• Unterstützung bei der Organisation interner Themen und Initiativen im gesamten Studio

• Sicherstellung klarer Kommunikationsstrukturen zwischen Studioleitung und Teams

• Überblick über zentrale Diskussionen behalten und sicherstellen, dass Themen konsequent weitergeführt werden

Projektkoordination

• Unterstützung von Projektverantwortlichen und Creative Leadership bei der Strukturierung von Projektkommunikation und interner Abstimmung

• Überblick über Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und zentrale Deliverables laufender Projekte behalten

• Sicherstellen, dass Follow-ups, Entscheidungen und nächste Schritte transparent dokumentiert und teamübergreifend kommuniziert werden

Operative Unterstützung

• Unterstützung beim Aufbau und der Pflege interner Strukturen, Dokumentationen und Arbeitsabläufe

• Übernahme organisatorischer und koordinativer Aufgaben innerhalb des Studios bei Bedarf

• Beitrag dazu leisten, dass der operative Ablauf des Studios reibungslos funktioniert

Profil

• 3–5 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Operations-Rolle

• Idealerweise Erfahrung in einem kreativen Studio, einer Agentur oder einem projektbasierten Arbeitsumfeld

• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten

• Hohe Zuverlässigkeit sowie ein starkes Auge für Details

• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und zu steuern

• Strukturierte, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Fließende Englischkenntnisse (Deutsch ist von Vorteil)

Was wir schätzen

• Struktur als Grundlage kreativer Arbeit

• Klarheit statt Komplexität und unnötigem Lärm

• Ein ausgeprägtes ästhetisches Urteilsvermögen

• Kulturelle Sensibilität und Kontextverständnis

• Schnelligkeit in der Umsetzung bei gleichzeitig hoher Präzision

• Eine kollaborative Haltung und Freude an gemeinsamer Arbeit

• Mitarbeit an international sichtbaren Marken- und Kulturprojekten

• Möglichkeit, Projekte bereits in der frühen Konzeptphase mitzugestalten

• Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum von Beginn an

• Ein in Berlin ansässiges Studio mit internationaler Reichweite